Vence el miedo a cambiar de ERP

El temor inicial:

En la trayectoria de cualquier empresa es casi normal que se planteen en pro del crecimiento de la organización, actualizar o cambiar la plataforma administrativa de la empresa, sobre todo si la actual ya se encuentra en su máximo de capacidad. Esto suele causar un poco de nerviosismo y estrés, debido a que, esto representa un cambio en las decisiones y procesos más importantes que se realizan en una organización.

Así pues, el nerviosismo y estrés causado por este tipo de decisiones viene dado por diferentes factores como lo es el escepticismo en las siguientes interrogantes: ¿cómo se están llevando a cabo los procesos en la actualidad? y ¿cómo se harán en el futuro? (implica salir del área de confort), ¿cómo se cubrirán las expectativas?, ¿cómo llevaremos dos sistemas al mismo tiempo de forma correcta y efectiva?  ¿Cuánto serán los costos, formación, resistencia al cambio, etc.?

No obstante, a pesar de que el cambio es necesario para el crecimiento de nuestra organización, debemos ser cautelosos a la hora de seleccionar a un proveedor que nos acompañe como un aliado no solamente de servicios sino también tecnológico en esta implementación tan importante, costosa y arriesgada que necesita la organización.

Básicamente, es imprescindible que el proveedor demuestre experiencia, solidez, con planes estratégicos de capacitación del personal de las distintas áreas, soporte técnico especializado y con buena velocidad de reacción, capacidad de adaptabilidad según los requerimientos de la empresa y por su puesto solidez en su plataforma. Todo esto se traduce en una buena relación precio – valor.

En el mismo orden de ideas, el otro punto que se debe tomar en cuenta es que un software más costoso no se traduce como el indicado para nuestra organización que nos apoyará en nuestro éxito. Debemos ser muy exigentes en nuestra evaluación, ya que, una vez tomada la decisión no habrá vuelta atrás.

¿Cómo diferenciamos un software de gestión de una aplicación informática?

Primero que nada, entendamos algo, no todo lo que se oferta en el mercado como aplicaciones ERP son realmente una plataforma de ERP. Una de las características que debemos buscar es que el software ERP debe estar desarrollado por módulos, el cual nos permitirá como clientes seleccionar cuales módulos necesitamos al inicio y además que nos permite adicionarles otros módulos y modificar los existentes en el tiempo según nuestros requerimientos.

Por otro lado, el software ERP debe permitir de forma básica controlar los procesos iniciales de la empresa como lo son: compras, ventas, tesorería, producción, contabilidad, gerencia del conocimiento, entre otros. También, debe permitir la gestión de los distintos niveles gerenciales en la toma de decisiones a través del tratamiento de los datos con los análisis de los indicadores KPI, diseño de informes especiales, entre otros.

Tomemos en cuenta que, todo sistema ERP va dirigido en especial a las empresas de ventas al mayor y consumo masivo, en donde la conectividad con la tienda en línea ha crecido de forma exponencial, sobre todo para las gestiones con tiendas en línea tipo B2B o B2C. Facilitando la venta de la tienda y el manejo de sus inventarios en tiempo real y un súper bajo costo comparado con una tienda física.

Finalmente, otras de las características que resulta de gran importancia en un software ERP es que permita a los responsables de la toma de decisiones como a los encargados del sistema, la configuración de parámetros como: acceso a reportes, definición de roles, definición de áreas de escritorios por usuarios, por departamentos y roles, accesos a módulos según jerarquía gerencial, etc.

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