El momento ideal para cambiar de software de gestión

En toda organización llega el momento en el que se encuentra con la realidad de hacer cambios tan profundos como lo es el de la sustitución del sistema administrativo de gestión de la empresa. Todo esto se basa en analizar y valorar el instante y las razones que motivan al cambio. Uno de los puntos principales para este tipo de cambio es el “momento”. Un ejemplo claro sería, el mes de pagos de impuestos, ya que, para muchas empresas es el periodo complicado, debido a que, si no están preparadas, deberán unir todos sus esfuerzos para su declaración y evitar problemas con el estado.

Sin embargo, al parecer, según lo que indican varias personas que laboran en el departamento, es cuando se acerca el fin del ejercicio económico dado que, la presión en cuanto a todo lo que debe estar preparado es mucho menor y se dispone del tiempo suficiente para iniciar los preparativos del cambio. Así pues, este tiempo puede ser de dos a tres meses antes de la fecha final del ejercicio económico de la empresa.

Seguidamente, en tal momento, se hacen los preparativos para coordinar todo lo relacionado para empezar con la integración del sistema; entre los pasos más importantes tenemos: instalación de la nueva plataforma, inducciones a los equipos de trabajo, ajustes de la plataforma, creación de los accesos, transferencia de la data del sistema antiguo al nuevo, entre otros. Es decir, preparar todo para el arranque del nuevo sistema de gestión en la empresa.

En cuanto a los motivos se refiere, eso depende del recurso humano que interactúe con el sistema y su experiencia, como, por ejemplo, capacidad del sistema, errores del sistema, dificultad para entender sus funciones o simplemente que la empresa ha crecido y necesitan un software más robusto y con mejores prestaciones que se adapten a las nuevas necesidades y futuro inmediato de la misma.

Otros de los motivos que normalmente nos encontramos responde a la obsolescencia del software ERP, ya que, la constante evolución natural del sistema ha llegado a su máximo punto y no puede adaptarse a los cambios en cuanto a legislación, tecnología, etc.

Independientemente del motivo que justifique el cambio, la decisión que debe tomar la organización tiene que ser bien analizada, estudiada y bien madurada bajo todos los puntos de vista posible, ya que, es un paso muy importante y que, si la decisión es tomada de la forma errónea, no solo habrá un problema con la inversión económica sino que afectará a toda la organización de forma negativa.

Por otro lado, en el escenario de que la organización haya tomado la decisión de adquirir una nueva plataforma ERP, vienen de forma casi inmediata interrogantes como: ¿Qué características debe tener la aplicación en cuanto a funcionalidades, accesos, etc que vamos a instalar? ¿Será una plataforma de escritorio o web (ERP)?, ¿Qué características deben tener nuestro servidor para que soporte el software?, ¿nuestra red interna tiene la capacidad de transmisión de data necesaria? También se deben considerar aspectos importantes como: respaldos de data diaria, seguridad, reportes, generación de gráficas, velocidad de las búsquedas, evolución, soporte técnico por parte del proveedor o casa matriz, etc.

Para finalizar, es importante que la empresa se asegure que el proveedor pueda comprobar su experiencia en la integración de su solución en cuanto a evaluación de las necesidades, análisis de sistemas, adaptación de entornos, soporte técnico, entre otros, de forma tal que, no sean simples instaladores de sistemas y que apoyen a la organización mediante sus servicios y permitan el desarrollo del negocio en sí.

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